Google Vault es la herramienta de retención de datos y exhibición de documentos electrónicos (eDiscovery) de Google Workspace. Su configuración requiere cuidado, ya que los errores en las reglas de retención pueden resultar en la pérdida de información crítica.


Asignación de Permisos

El acceso a la herramienta de Google Vault no está habilitado por defecto para todos los usuarios. Debes otorgar privilegios específicos desde la Consola de Administración de Google Workspace utilizando las funciones de administrador.


1.Acceder a la Consola de Administración:

Inicia sesión en admin.google.com con una cuenta de superadministrador.

2.Navegar a las Funciones de administrador:

En el menú lateral, ve a Cuenta > Funciones de administrador

3.Crear o seleccionar una función:

Puedes usar una función existente o hacer clic en Crear función nueva (recomendado para tener un control granular, por ejemplo, "Administrador de Vault").

4.Configurar los privilegios de Vault: Sección de privilegios de Google Vault.

Desplázate hacia abajo hasta la sección de Google Vault. Aquí puedes marcar permisos específicos según el rol del usuario:

  • Administrar políticas de retención: Permite crear o modificar reglas de retención.

  • Administrar asuntos: Permite crear áreas de trabajo para investigaciones.

  • Administrar búsquedas y exportaciones: Permite buscar y descargar datos.


5.Asignar la función a los usuarios:

Guarda la función y hacé clic en Asignar miembros. Escribe los nombres o correos de los usuarios (como el equipo legal o de auditoría) que necesitarán acceder a Vault.

Esto es solo para el acceso a la herramienta para investigar. Los usuarios que tengan la licencia adecuada de Google Vault o Google Workspace (que incluya Vault) serán alcanzados por las retenciones que veremos a continuación.

Configuración de Retenciones

Las reglas de retención determinan cuánto tiempo se conservan los datos de tu organización (en Gmail, Drive, Chat, etc.) antes de ser eliminados definitivamente. Existen dos tipos: predeterminadas (aplican a todos los datos de un servicio) y personalizadas (aplican a unidades organizativas o términos de búsqueda específicos).

1. Acceder a Google Vault:

Ingresá a vault.google.com con una cuenta que tenga los permisos asignados en el paso anterior.

2. Ir a la sección de Retención:

En el panel izquierdo, hacé clic en Retención.

3. Seleccionar el tipo de regla:

Elige Reglas personalizadas (recomendado para políticas específicas) y hacé clic en Crear.

4. Definir el alcance: Servicios y Condiciones.

Seleccioná el servicio (por ejemplo, Gmail). Luego, elige la entidad a la que aplica (toda la organización o una unidad organizativa específica) y, de manera opcional, ingresa términos de búsqueda (por ejemplo, retener solo correos que contengan la palabra "contrato").

5.Configurar la duración y acción final: Paso crítico: las eliminaciones son irreversibles.

  • Duración: Define el número de días que se guardarán los datos (ej. 365 días) o selecciona "De forma indefinida".

  • Acción al finalizar: Decide qué pasará cuando expire el tiempo. Puedes elegir purgar los mensajes o no hacer nada (dejar que el usuario los borre a su propio ritmo).

Nota importante: Las reglas de retención personalizadas siempre tienen prioridad sobre las predeterminadas. Si una regla entra en conflicto con una "Conservación" (Hold) activa en un Asunto, los datos no se eliminarán hasta que la conservación se levante.


Uso de Asuntos e Informes

Una vez que la retención está configurada, el trabajo del día a día del equipo legal o de auditoría ocurre en estas dos secciones.


Asuntos (Matters)

Un "Asunto" es esencialmente un espacio de trabajo o carpeta de investigación para un caso legal, auditoría o requerimiento de RR. HH.

  • Para qué se usa: Dentro de un Asunto puedes realizar búsquedas avanzadas de correos o archivos de un usuario específico, establecer Conservaciones (Holds) (que congelan la información para que no pueda ser eliminada ni por el usuario ni por las reglas de retención) y realizar Exportaciones para descargar los datos en formatos estándar (PST, MBOX, PDF) que se puedan entregar a abogados externos o peritos.

  • Cómo empezar: Dirigite a Asuntos > Crear, ponle un nombre relacionado con la investigación (ej. "Auditoría Interna Q3") y comienza a agregar usuarios como custodios de la información.


Informes (Audit Logs)

Google Vault maneja información altamente sensible, por lo que toda la actividad dentro de la herramienta queda registrada.

  • Para qué se usa: Los informes de auditoría permiten a los superadministradores ver exactamente quién hizo qué dentro de Vault. Puedes verificar quién creó una regla de retención, quién buscó en el buzón de un empleado específico o quién descargó una exportación.

  • Cómo usarlo: Ve a Informes en el panel izquierdo. Puedes filtrar la actividad por usuario de Vault, por acción (ej. "Búsqueda" o "Exportación") y por rango de fechas.